Aarhus Motion, Søren Nymarks vej 15, 8270 Højbjerg, CVR-nr. 18685809, er dataansvarlig for behandling af dine personoplysninger (i det følgende benævnt ”vi” eller ”os”).

Hvis du har spørgsmål til behandlingen eller ønsker at udøve dine rettigheder som beskrevet nedenfor, kan du kontakte os på info@aarhusmotion.dk og 8738 1110.

Afhængig af formålet kan vi behandle følgende oplysninger om dig:

• Navn
• Fødselsdato
• Kontaktoplysninger (fx adresse, telefonnummer, e-mail)
• Profilbillede
• Firma/arbejdsplads
• Helbredsoplysninger

Vores behandling af personoplysninger i forbindelse med events og brugerprofiler sker til følgende formål:

• Fornavn og efternavn: Bruges til at identificere dig som deltager, på resultatlister samt på event-dagen
• Køn: Bruges til opdeling af mænd/kvinder i konkurrence-øjemed
• Fødselsdato: Bruges til at udregne din alder på event-dagen, bl.a. til aldersgruppering i konkurrencer, bekræftelse af overholdelse af minimums-alder ved visse events. osv
• Email: Vores primære kommunikation med dig foregår via email, og email-adressen fungerer samtidigt som login til din online profil hos Aarhus Motion
• Klub/firma/sponsor: Bruges hvis du repræsenterer en sportsklub, forening el.lign. Oftest bruges det kun til visning på deltager/resultatlister, men i visse tilfælde bruges det også til sammenligning af resultater indenfor klubber.
• Adresse, postnummer, by, land: Din adresse bruges oftest, når der skal sendes oplysninger, tilvalg du har foretaget under tilmeldingen (f.eks. merchandise), trykt startnummer m.v. til dig.
• Telefonnummer: Visse events beder om dit telefonnummer, for nemmere at kunne få fat på dig i forbindelse med afholdelse af eventet.
• Kodeord: Dit kodeord til at logge på din Aarhus Motion profil gemmes på en sikker måde, så det er umuligt at læse hvad koden er (også for Aarhus Motion), eller hvis uvedkommende skulle få fat i dataene på ulovlig vis (vi bruger en såkaldt salted hashværdi)
• Facebook login: Hvis du har valgt at tilknytte din Facebook konti til din Aarhus Motion profil, gemmer vi en tilladelse (et såkaldt token) fra Facebook samt dit Facebook bruger ID. Du kan til enhver tid fjerne forbindelsen til Facebook igen, hvorved dette slettes
• Profilbilleder: Du har mulighed for at lægge profilbilleder ind af dig selv på din profil

Derudover kan vi behandle personoplysninger i forbindelse med rekruttering, personaleadministration (herunder udbetaling af løn, administration af personalegoder, medarbejderudvikling, forretningsrejser samt afvikling af ansættelsesforhold), behandling af kunde- og leverandørforhold samt markedsføring.

Vi behandler kun dine personoplysninger, hvis der er et lovligt grundlag for behandlingen.

Grundlaget kan være følgende:

• Behandling af oplysninger om dig i forbindelse med administrationen af din brugerprofil og tilmeldinger til events: det er vores legitime interesse at kunne kontakte dig og håndtere dine tilmeldinger, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f
• Behandling af profilbillede: sker på baggrund af dit samtykke, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra a
• Behandling af billeder fra vores events: det er vores legitime interesse at vise billeder af deltagerne i vores events, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f
• Behandling af oplysninger om, hvordan besøgende bruger vores hjemmeside: vi har en legitim interesse i at forbedre vores hjemmeside, produkter og andre ydelser samt at markedsføre Aarhus Motion og vores arrangementer, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f
• Kontakt via e-mail/henvendelser via website: det er vores legitime interesse at kunne kontakte kunder og leverandører, jf. GDPR Art. 6, stk. 1, litra f eller i det omfang, det er nødvendigt for at indgå eller opfylde en kontrakt med dem, jf. GDPR art. 6, stk. 1, litra b
• Rekruttering: vi behandler personoplysninger på baggrund af en interesseafvejning, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi har en legitim interesse i at behandle jobansøgninger mv., der går forud for den registreredes interesser.
• Personaleoplysninger: almindelige personoplysninger om medarbejdere er nødvendige for ansættelsesforholdet, jf. GDPR art. 6, stk. 1, litra b.
• Kunde- og leverandørforhold: behandling er nødvendig for indgåelse eller opfyldelse af kontrakt, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra b

Når du tilmelder dig en event, vil vi dele dine personoplysninger med vores samarbejdspartnere i forbindelse med de enkelte events. Disse kan være eventets sponsor og vores leverandør af tidstagningssystemer

Nogle af dine almindelige personoplysninger vil blive offentligt tilgængelige i deltagerlister og resultatlister. Hvis du ønsker det, kan du i din brugerprofil vælge at gøre dine personoplysninger anonyme, så du ikke kan identificeres i deltagerlister og resultatlister.

Du har nedenstående rettigheder, som du kan udøve ved at kontakte os via ovennævnte kontaktoplysninger eller via din brugerprofil på www.aarhusmotion.dk. Din anmodning vil blive besvaret gratis, hurtigst muligt og senest en måned efter modtagelse, dog op til to måneder hvis nødvendigt af hensyn til anmodningens kompleksitet eller antal.

• Tilbagekalde samtykke I det omfang behandlingen er baseret på dit samtykke, kan du til enhver tid tilbagekalde det. Tilbagekaldelsen påvirker ikke lovligheden af behandlingen, før samtykket blev tilbagekaldt.
• Indsigt Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig, samt en række oplysninger om, hvordan behandlingen foregår. Der kan ikke begæres indsigt i oplysninger, som findes at burde vige for offentlige eller private interesser, herunder hensynet til dig.
• Berigtigelse Du har ret til at få rettet urigtige personoplysninger eller få fuldstændiggjort ufuldstændige personoplysninger om dig.
• Sletning Du har ret til at få slettet oplysninger om dig under nærmere omstændigheder anført i GDPR artikel 17. Det kan fx være, hvis oplysningerne ikke længere er nødvendige for opfyldelse af vores forpligtelser og rettigheder, eller hvis oplysningerne behandles på baggrund af dit samtykke, som trækkes tilbage.
• Begrænsning Under de i GDPR artikel 18 nævnte omstændigheder har du ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger, fx hvis rigtigheden af oplysningerne bestrides, i perioden indtil vi har haft mulighed for at fastslå, om personoplysningerne er korrekte, eller hvis vi ikke længere har brug for personoplysningerne til behandlingen, men de er nødvendige for, at et eventuelt retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
• Indsigelse Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger, som vi behandler på baggrund af art. 6, stk. 1, litra f (interesseafvejningsreglen) og altid, hvis behandlingen er med henblik på direkte markedsføring.
• Dataportabilitet Hvis behandlingen er baseret på dit samtykke eller kontrakt, har du ret til at modtage oplysningerne i et almindeligt og læsbart format med henblik på at kunne overføre oplysningerne til en anden dataansvarlig. Vil overfører oplysningerne direkte denne dataansvarlige, hvis du ønsker det, og hvis det er teknisk muligt. Du har ret til ikke at være genstand for en automatisk afgørelse, som har retsvirkning eller tilsvarende betydeligt påvirker dig, som er udelukkende baseret på automatisk behandling, herunder profilering.
• Automatiske afgørelser Du har ret til ikke at være genstand for en automatisk afgørelse, som har retsvirkning eller tilsvarende betydeligt påvirker dig, som er udelukkende baseret på automatisk behandling, herunder profilering.
• Ret til klage Du kan til enhver tid klage over behandlingen ved at kontakte os. Derudover kan du altid klage til Datatilsynet (http://datatilsynet.dk, dt@datatilsynet.dk, +45 33 19 32 00), eller til tilsynet i det land, hvor du har bopæl eller i det land, hvor du mener, overtrædelsen af GDPR eller databeskyttelsesloven har fundet sted.

Dine personoplysninger opbevares udelukkende så længe, der er et grundlag for vores behandling af oplysningerne. Medmindre der foreligger et andet lovligt grundlag, sletter vi dine personoplysninger inden for følgende frister:

• Oplysninger om brugere, som har oprettet en brugerprofil opbevares så længe brugerprofilen er aktiv, med mindre længere opbevaring er nødvendig for eksempel i henhold til bogføringslovens regler (5 års opbevaring af regnskabsmateriale), eller hvis oplysningerne er nødvendige af hensyn til behandling af et krav eller en garanti.
• Ansættelser: efter ansættelsens ophør, efter krav på løn, feriepenge, barsel, sygedagpenge, pension, skat eller andre med ansættelsesforholdet forbundne krav eller ydelser er endeligt afsluttet, eller, hvis nødvendigt for krav mod medarbejderen, op til 5 år fra kravets opståen.
• Rekruttering; efter afslutning af ansættelsesrunden, medmindre kandidaten er relevant for stillinger senest 3 måneder ude i fremtiden eller medmindre kandidaten har samtykket til opbevaring i længere tid.